Politique de confidentialité de Rendevo

La présente politique de confidentialité explique quelles données personnelles « Rendevo » collecte, pourquoi et comment nous les utilisons, combien de temps nous les conservons, à qui elles sont transmises et comment exercer vos droits.

Elle est rédigée de manière volontairement simple, afin d'être lisible aussi bien par nos clients (les salons de barbiers et de coiffeurs) que par les clients de ces salons.

Cette politique s'applique : - au site internet https://rendevo.fr ; - au service d'automatisation par intelligence artificielle que Rendevo fournit aux salons de barbiers et de coiffeurs ; - aux échanges (messagerie, courriels, messagerie Instagram) liés à ces services.

1. Qui est responsable du traitement de vos données ?

Le responsable de traitement est la personne qui décide « pourquoi » et « comment » vos données sont utilisées.

• Responsable de traitement : Rendevo — [RAISON SOCIALE À COMPLÉTER], entrepreneur individuel / micro-entreprise en cours d'immatriculation
• SIRET : [SIRET À COMPLÉTER]
• Siège social : [ADRESSE À COMPLÉTER]
• Courriel : [email protected]
• Site internet : https://rendevo.fr

Délégué à la protection des données (DPO) : [DPO À COMPLÉTER]. À notre niveau (micro-entreprise, pas de suivi régulier et à grande échelle, pas de données sensibles à grande échelle au sens de l'article 37 du RGPD), nous ne sommes très probablement pas tenus de désigner un DPO (article 37 du RGPD). Un point de contact pour toute question relative à la protection des données est néanmoins mis à votre disposition : [email protected].

2. Les deux rôles de Rendevo : responsable de traitement et sous-traitant

Point important et souvent mal compris : le rôle de Rendevo n'est pas le même selon les données concernées.

a) Données du salon (notre client) — Rendevo est responsable de traitement

Pour les données de nos clients directs (les salons : gérant, facturation, échanges avec notre équipe), Rendevo est responsable de traitement. C'est nous qui décidons pourquoi et comment ces données sont traitées (gestion de la relation client, facturation, support…).

b) Données des clients du salon — Rendevo est sous-traitant (article 28 du RGPD)

Pour les données des clients du salon (les personnes qui prennent rendez-vous), le salon reste responsable de traitement : c'est lui qui décide collecte, finalités et usages. Rendevo agit uniquement en tant que sous-traitant, c'est-à-dire qu'il traite ces données pour le compte du salon et selon ses instructions, dans le cadre strict du service d'automatisation.

Concrètement, cela signifie que : - Rendevo ne décide pas des finalités de traitement des données des clients du salon ; il exécute les instructions du salon ; - le salon doit informer ses propres clients de l'usage de leurs données (notamment via sa propre mention d'information) ; - Rendevo ne recourt à un sous-traitant ultérieur qu'avec l'autorisation du salon (article 28.2 du RGPD) et informe le salon de tout changement prévu ; - un contrat conforme à l'article 28 du RGPD lie Rendevo au salon, définissant l'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, le type de données et les obligations de chacune des parties ; - Rendevo aide le salon à répondre aux demandes d'exercice des droits de ses clients (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité — article 28.3.e) du RGPD) ; - en cas de violation de données, Rendevo notifie le salon sans délai afin que celui-ci puisse remplir ses propres obligations.

Si vous êtes un client final d'un salon : pour toute question sur vos données, adressez-vous en premier lieu à votre salon. Nous ferons le nécessaire avec lui pour répondre à votre demande. Vous pouvez aussi nous écrire à [email protected] et nous transmettrons au salon concerné.

3. Quelles catégories de données sont collectées ?

Rendevo applique le principe de minimisation : nous ne collectons que les données nécessaires à la fourniture du service.

a) Données du salon (notre client)

• Identité : nom, prénom
• Coordonnées : adresse email, numéro de téléphone
• Nom et ville du salon
• Données de facturation et de paiement : traitées par notre prestataire Stripe, jamais stockées par Rendevo
• Historique des échanges via la messagerie interne de l'espace client

b) Données des clients du salon (traitées pour le compte du salon)

• Prénom ou nom
• Numéro de téléphone
• Identifiant de messagerie Instagram
• Historique des rendez-vous
• Contenu des échanges avec le salon

c) Données techniques

• Journaux de connexion
• Adresse IP
• Horodatage

4. Finalités, bases légales et durées de conservation

Le RGPD (article 6) impose qu'un traitement repose sur une base légale. Voici, pour chaque finalité, la base légale et la durée de conservation associée.

Les durées indiquées ci-dessus sont paramétrables et peuvent être ajustées pour respecter une instruction du responsable de traitement (pour les données des clients du salon) ou une obligation légale particulière.

5. Durées de conservation : nos principes

Aucune donnée n'est conservée indéfiniment. Conformément à l'article 5.1.e) du RGPD (limitation de la conservation), chaque durée est cohérente et justifiée au regard de la finalité :

• Relation contractuelle : les données du salon sont conservées le temps de la relation, puis archivées ou supprimées.
• Facturation : 10 ans, en application de l'article L123-22 du code de commerce (obligation légale qui subsiste même après la fin de la relation).
• Prospection : 3 ans à compter du dernier contact, conformément aux recommandations de la CNIL.
• Journaux techniques : 12 mois maximum. La CNIL recommande une durée comprise entre 6 mois et 1 an pour la journalisation standard ; nous retenons 12 mois et cette durée est paramétrable (elle peut être réduite à 6 mois).
• Archivage intermédiaire : certaines données peuvent être placées en archivage (accès restreint, conservation limitée) pour la gestion d'un éventuel contentieux, dans le respect des délais de prescription applicables.

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées.

6. Qui reçoit vos données ? Destinataires et sous-traitants ultérieurs

Vos données ne sont jamais vendues. Elles peuvent être transmises uniquement aux destinataires suivants :

• Personnel habilité de Rendevo, dans la limite de ce qui est nécessaire à l'exercice de ses missions.
• Le salon concerné, pour les données des clients du salon (le salon étant le responsable de traitement).
• Nos sous-traitants ultérieurs, qui traitent les données pour notre compte et sur nos instructions :

Chaque sous-traitant ultérieur est lié par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD et ne peut recourir lui-même à un autre sous-traitant sans autorisation écrite du responsable de traitement (le salon, pour les données des clients du salon).

Les données peuvent également être communiquées à une autorité administrative ou judiciaire lorsque la loi l'exige.

7. Transferts hors de l'Union européenne

Certaines données peuvent être transférées en dehors de l'Union européenne (UE) et de l'Espace économique européen (EEE). Le chapitre V du RGPD (articles 44 à 49) encadre ces transferts.

Infomaniak (Suisse)

Infomaniak est établi en Suisse. La Suisse bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne (décision du 26 juillet 2000, dont le maintien a été confirmé lors du réexamen publié le 15 janvier 2024). Conformément à l'article 45 du RGPD, les transferts vers la Suisse peuvent avoir lieu sans garantie supplémentaire. Ce transfert reste néanmoins documenté dans notre registre.

Stripe (paiement)

Le traitement des paiements par Stripe peut impliquer des transferts hors UE (le groupe Stripe étant d'origine américaine). [ENCADREMENT DU TRANSFERT STRIPE À CONFIRMER : clauses contractuelles types de la Commission européenne (article 46.2.c du RGPD) et/ou cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework)]. Nous veillons à ce que ces transferts soient encadrés par un mécanisme conforme au chapitre V du RGPD.

Hébergement

[HÉBERGEUR À COMPLÉTER]. Si cet hébergeur est situé hors UE/EEE et que le pays concerné ne bénéficie pas d'une décision d'adéquation, le transfert sera encadré par des clauses contractuelles types (article 46.2.c du RGPD) ou toute autre garantie appropriée. [STATUT DU TRANSFERT HÉBERGEMENT À CONFIRMER].

8. Vos droits et comment les exercer

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : demander la suppression de vos données, dans les cas prévus par le RGPD.
• Droit à la limitation du traitement : demander le gel temporaire de l'utilisation de vos données.
• Droit d'opposition : vous opposer à un traitement, notamment pour la prospection commerciale (article 21 du RGPD).
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un tiers, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou le contrat et est réalisé par des moyens automatisés.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur le consentement (article 7.3 du RGPD).
• Droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès (vous pouvez les transmettre à Rendevo).

Comment exercer vos droits

• Par courriel : [email protected]
• Par courrier : Rendevo — [RAISON SOCIALE À COMPLÉTER], [ADRESSE À COMPLÉTER]
• [AUTRE MODALITÉ D'EXERCICE À COMPLÉTER, LE CAS ÉCHÉANT — ex. depuis l'espace client]

Pour éviter toute divulgation à un tiers, il pourra vous être demandé un justificatif d'identité. Nous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande (ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ou nombreuses, avec information de votre part — article 12.3 du RGPD).

Clients finaux des salons : adressez votre demande en priorité à votre salon, responsable de traitement. Rendevo, en tant que sous-traitant, l'assistera pour y répondre.

9. Droit de réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) :

• En ligne : https://www.cnil.fr/fr/plaintes
• Par courrier : CNIL — 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07

Ce droit est prévu à l'article 77 du RGPD. Vous pouvez également vous adresser à l'autorité de protection des données de votre pays de résidence.

10. Sécurité des données

Conformément à l'article 32 du RGPD, Rendevo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès, perte, altération ou divulgation non autorisés. Ces mesures comprennent notamment :

• le chiffrement des communications (HTTPS) et de certaines données stockées ;
• un contrôle des accès : seules les personnes habilitées accèdent aux données, dans la limite de leurs missions ;
• un système de journalisation des accès et des actions (journaux conservés 12 mois, paramétrable) ;
• des sauvegardes régulières ;
• des engagements de confidentialité des personnes autorisées à traiter les données (article 28.3.b et 32.4 du RGPD) ;
• une procédure de gestion des violations de données, avec notification à la CNIL dans les 72 heures lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés (article 33 du RGPD), et information du salon lorsque Rendevo agit comme sous-traitant.

11. Cookies et traceurs

Lors de votre navigation sur https://rendevo.fr, des cookies et traceurs peuvent être déposés sur votre terminal. Conformément à l'article 82 de la loi Informatique et Libertés (transposant la directive ePrivacy) :

• les traceurs strictement nécessaires à la fourniture du service (par exemple : authentification, sécurité, mémorisation de vos choix) sont exemptés de consentement ;
• tous les autres traceurs (mesure d'audience non exemptée, publicité, réseaux sociaux, etc.) nécessitent votre consentement préalable, recueilli par un acte positif clair (case à cocher, clic sur « tout accepter »). La simple poursuite de la navigation ne vaut pas consentement ;
• vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, aussi simplement que vous l'avez donné ;
• vous pouvez également configurer votre navigateur pour bloquer les cookies (avec d'éventuels effets sur le fonctionnement du site).

[DÉTAIL DES COOKIES UTILISÉS À COMPLÉTER : liste des cookies, finalité, durée de conservation — à tenir à jour dans un tableau ou un outil de gestion du consentement, si le site en utilise.]

12. Mineurs

Notre service s'adresse aux salons professionnels et à leur clientèle. Il n'est pas destiné aux mineurs et nous ne collectons pas sciemment leurs données à des fins de service en ligne.

En France, l'âge du consentement numérique est fixé à 15 ans (article 8 du RGPD et article 45 de la loi Informatique et Libertés) : pour les traitements fondés sur le consentement dans le cadre d'un service en ligne, le consentement d'un mineur de moins de 15 ans doit être donné conjointement par le titulaire de l'autorité parentale.

Lorsqu'un rendez-vous est pris pour un mineur (par un parent ou tuteur), les données sont traitées dans le cadre de la relation contractuelle avec le responsable de traitement — le salon — et non à des fins de consentement propre du mineur. Si vous constatez qu'un mineur nous a transmis des données sans l'accord parental requis, contactez-nous à [email protected] : nous procéderons à leur suppression.

13. Modifications de cette politique

Cette politique peut être modifiée pour tenir compte de l'évolution de notre service ou de la réglementation. En cas de modification substantielle, nous en informerons les personnes concernées par tout moyen approprié. La date de dernière mise à jour figure ci-dessous.

Dernière mise à jour : [DATE DE MISE À JOUR À COMPLÉTER]